As ferramentas de Comunicação Interna (CI), principalmente aquelas que atraem o público interno, são indispensáveis para criar um link direto entre os objetivos individuais dos colaboradores e os objetivos da organização.
Afinal, em um ambiente corporativo, as metas e objetivos a serem alcançados pelos seus colaboradores precisam estar sempre bem definidos. No entanto, pode ser que elas não estejam sendo alcançadas, simplesmente pela falta de engajamento do pessoal.
Com as ferramentas, é possível melhorar os relacionamentos, o engajamento e a produtividade. Isso cria um ambiente profissional mais agradável e até mesmo maximiza os resultados financeiros de qualquer empresa.
Portanto, continue a leitura deste artigo para descobrir formas de melhorar a CI da sua empresa e tirar os proveitos dessa estratégia!
Quais são as principais ferramentas de comunicação interna?
As ferramentas de Comunicação Interna referem-se a canais usados para aperfeiçoar o relacionamento entre a empresa e os seus colaboradores. As finalidades para sua utilização são diversas: informar, ouvir, alinhar, educar etc.
Confira a seguir as principais ferramentas para implantar no seu negócio, das mais analógicas até as mais tecnológicas:
1. Mural
O mural, também conhecido como jornal de parede, pode ser um recurso antigo, mas ainda é eficaz.
Basicamente, os murais são quadros onde é possível fixar comunicados em formato de imagens ou textos. Geralmente, eles são instalados em locais de grande circulação na empresa e estão sempre sendo atualizados.
O conteúdo divulgado nele precisa se manter relevante por bastante tempo, já que eles ficam lá por semanas ou até meses. Também é um bom local para deixar convites e lembretes.
2. Caixa de sugestões
Uma empresa é formada por pessoas com pensamentos, características e necessidades diversas. Sem dúvidas, há alguém mais introvertido, que pode ter ótimas idéias, mas medo de expô-las ao líder do seu setor.
A caixa de sugestões é uma ferramenta de Comunicação Interna que dá uma chance para essas pessoas, ao mesmo tempo em que permite que todos transmitam suas opiniões de forma organizada.
3. E-mail corporativo
O e-mail também não é uma ferramenta nova. No entanto ele ainda pode ser bastante eficiente caso seja utilizado da maneira certa, visto que a troca de mensagens na caixa de entrada é constante na rotina de um colaborador.
Como ferramenta de Comunicação Interna, ele serve para informar notícias, imprevistos, agendar reuniões e compartilhar qualquer tipo de informação rápida ou importante.
Ainda assim, não é indicado que ele seja a única ferramenta disponibilizada para os seus colaboradores.
4. Aplicativos corporativos
O acesso constante ao smartphone é um hábito para a maioria das pessoas. Nesse caso, os aplicativos corporativos funcionam muito bem como ferramenta de Comunicação Interna.
Eles também são perfeitos para quem não trabalha em escritórios e, portanto, não têm acesso a um computador.
Existem aplicativos criados para otimizar a comunicação dentro das empresas. Mas também, há organizações que preferem desenvolver um aplicativo próprio e totalmente personalizado. Isso vai depender das funcionalidades requeridas por cada tipo de negócio.
O principal diferencial dos aplicativos – que também é uma grande vantagem – é que eles possuem um excelente sistema de notificações, que pode, por exemplo, alertar o colaborador quando uma nova mensagem chega ou lembrá-lo de alguma tarefa.
5. Intranet
A intranet pode ser definida como uma rede de acesso restrito aos colaboradores. Ela é responsável por interligar diferentes departamentos e unidades, contribuindo para a comunicação entre elas.
Nesse caso é necessário ter um servidor para manter as informações e armazenar arquivos, servindo como acervo.
Essa é uma ferramenta de Comunicação Interna para fornecer informações e treinamento, além de divulgar novidades e produtos exclusivos.
6. Rede social Corporativa
A Rede Social Corporativa (RSC) é uma das mais modernas ferramentas de Comunicação Interna no mercado. Um bom exemplo que podemos citar aqui é o Workplace, do Facebook.
Essa ferramenta virou uma tendência pelo fato de buscar imitar as famosas redes sociais, com as quais a maioria das pessoas já estão acostumadas.
No entanto, ela se encaixa melhor em organizações que possuem colaboradores com perfil jovem ou até mesmo adaptados às novas tecnologias.
A RSC proporciona uma comunicação horizontal, onde todos os colaboradores podem contribuir e as diferentes áreas da empresa podem ficar mais próximas.
Quais condutas devem ser evitadas ao utilizar as ferramentas de comunicação interna?
Abaixo, listamos algumas condutas que podem diminuir a eficiência das ferramentas de Comunicação Interna e, portanto, devem ser evitadas:
- Enviar spam (mensagens não solicitadas ou o mesmo comunicado postado várias vezes);
- Ter palavreados de baixo calão;
- Realizar marketing externo, promoções comerciais, anúncios ou solicitações com intuito comercial;
- Compartilhar informações pessoais;
- Repreender publicamente, ou qualquer outro tipo de difamação;
- Conversar sobre coisas que não estão relacionadas ao trabalho;
- Se beneficiar direta ou indiretamente por falhas ou uso indevido;
- Participar de práticas que comprometam desempenho de outros (como arrancar anúncios de murais ou excluir publicações).
É claro que algumas dessas condutas não se aplicam às ferramentas físicas, no entanto, mantendo essas regras básicas, é possível ter um ambiente digital muito mais saudável para todos os colaboradores.
Como engajar os colaboradores com as ferramentas de comunicação interna?
Em primeiro lugar, é preciso conhecer o perfil do seu público interno. Os colaboradores não vão se tornar engajados se não souberem ou não desejam utilizar as ferramentas de Comunicação Interna.
Por isso, você precisa planejar, através de pesquisas, qual canal vai utilizar para conversar com os seus colaboradores. Proporcionar mais do que uma ferramenta e mantê-las atualizadas também é extremamente importante.
Outro ponto essencial é sempre focar em compartilhar conteúdos que tem o poder de capacitar e valorizar os colaboradores, além de deixá-los a par de como suas tarefas contribuem para o progresso da empresa – deixando-os assim mais realizados com o seu trabalho.
Por fim, é preciso garantir que os líderes de cada setor tenham habilidade em comunicação, tornando-os bons intermediadores entre os objetivos organizacionais e os colaboradores.
Ao final dessa leitura, esperamos que você tenha adquirido a base para começar a pensar na CI da sua empresa. Assim, analise melhor as ferramentas de Comunicação Interna e comece a implantá-las no seu negócio.
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